FDA针对医疗器械制造商的第11部分:您是否符合这四个关键要求?

医疗设备公司的第11部分最重要的四个合规性要求

21 CFR第11部分适用于各种各样的记录,包括测试协议,工作说明,生产记录,设计图纸,规格,上市前提交的文件等等。这些记录不仅是文本文档,还包括图像和视频。需要特别注意的是,FDA区分了具有内在控制访问权限的“封闭系统”(例如,公司内部网的封闭区域仅可供开发人员访问)与连接到互联网的“开放系统”(例如Dropbox,Google Drive等)之间的区别)。

FDA针对医疗器械制造商的第11部分:您是否符合这四个关键要求?

下面我们就来进一步的了解需要考虑的第11部分合规性的四个重要方面。

1. 维护安全性和用户访问控制

这里的关键点是,您需要进行权限检查,以确保只有授权人员才能使用系统,签署记录,更改记录或以其他方式访问系统。您还需要密切注意显示如何操作和维护系统的文档。如果未经授权的人确实访问了您的系统,则需要一种自动将违规行为立即报告给系统安全部门或组织管理层的方法。最佳实践(第11部分)规定必须定期更改密码。

这是从实际的FDA警告信中摘录的两个不合实际的现实示例:

  • “公司未能对计算机或相关系统执行适当的控制,以确保只有授权人员才能更改主生产和控制记录或其他记录。”
  • “ IT员工共享用户名和密码来访问您的电子存储系统中的数据-您的IT员工可以删除或更改目录和文件,而无需识别进行更改的人员。”

2. 符合电子签名要求

这不仅是吸引眼球的事情。电子签名必须包括签名者的印刷姓名,签名的日期和时间以及签名的含义(经过审核,批准,由谁起草等)。其他一些要注意的要点。首先,签名必须是特定个人所独有的,不能以“质量保证经理”或“监管部门”的身份签名。其次,要求您制定书面政策,要求签署人对在其签字下发起的任何行为负责。第三,签名必须链接到特定文件,并包括签名的日期和时间。

可能引起FDA检查员注意的常见危险信号包括混合的书面审查和批准,其中一些是电子扫描的,而其他则是纸质的并存储在活页夹中。这通常发生在组织的不同区域之间。

这种情况的问题在于,因为纸质记录是通过电子方式扫描和存储的,并且这些文件用于执行受规管的活动,所以公司有义务遵守第11部分的规定。电子签名和对电子记录执行的手写签名将保留给公司。相同的合规标准。

什么是FDA谓词规则?

这是FDA的术语,指的是《食品,药品和化妆品法》,《公共卫生服务法》和其他FDA法规中规定的基本要求。它指的是任何FDA法规,其中包括记录保存要求,例如必须保存哪些记录,这些记录的内容,签名要求以及记录保存的持续时间。第11部分中的任何要求始终与谓词规则相关联。

这是一个简短的例子。 21 CFR Part 820.80(e)(4)说:“每个制造商应记录本部分要求的验收活动。这些记录应包括进行接受活动的个人的签名。” 因此,第11部分中的期望是制造商使用电子签名来满足此谓词规则。

3. 验证您的过程

实施流程后,您需要对其进行验证。FDA在第11部分的B部分中明确指出了这一点,并指出封闭系统的程序和控制应包括:“对系统的验证,以确保准确性,可靠性,一致的预期性能以及辨别无效或变更记录的能力。” 确定系统后,应计划其验证。第11部分系统验证过程包括诸如项目管理,系统风险评估,验证计划,系统设计和规格说明,测试,可追溯性和验证报告之类的活动。验证过程的一部分应包括测试,以确保只有授权人员才能签署记录并进行更改。另外,您必须为使用该系统的每个人提供适当的培训文件。有关更多信息,请参见第11部分,B部分。

4. 创建审核跟踪

第11部分要求您能够生成准确和完整的记录,以供FDA审查和复制。该审计跟踪需要计算机生成并加盖时间戳,以便清楚地证明文档开发和修改的整个顺序。系统的审计跟踪部分经过精心设计,因此审计跟踪不会被篡改并保持永久不变。您需要确保已设置系统,以使签名者不能声称该文件不是真实文件。这很重要,因为没有人愿意处于“我从未签署过”的情况。实施审计跟踪的需求实际上应该基于满足其他法规中特定谓词规则的基本需求。

移动技术会使审核跟踪变得棘手。许多医疗设备制造商正在将诸如平板电脑和智能手机之类的移动技术集成到QMS流程中,以进行活动,包括设计和开发,库存控制,接收/运输,设备/设施维护等。使用此技术时,有时可能会掩盖记录的创建者或损害记录的安全性。

FDA第11部分合规性检查表

第11款规定看似短,不需要遵守。其实,该法规要求您确保:

  • 没有电子记录丢失。
  • 电子记录的备份是可验证的。
  • 操作人员并非所有人都具有管理员权限。
  • 审核记录由质量部门审核。
  • 质量人员经过充分培训,可以审核电子数据和规范的系统。
  • 传统计算机系统具有足够的验证或控件。
  • 进行正式风险分析以更改系统。
  • 验证了用于分析,跟踪和趋势的数据库。
  • 不要盲目地信任供应商进行验证活动。
  • 未经授权的人员无法更改数据。
  • 电子数据保持安全,尤其是在开放系统中。
  • 分析师没有系统管理员访问权限。
  • 审计跟踪显示数据已删除,并进行了审计跟踪审查。
  • 为了准确性,对实验室结果进行了第二次审查。
  • 原始数据将保留以供审核。
  • 建立了控制措施以防止原始数据的删除和对数据更改的未授权访问。

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